Reservatie-opties & Capaciteit
In deze module wordt bepaald wanneer en hoe schoolgroepen of bezoekers een tijdsslot kunnen boeken op de piste.
Seizoens- & Dagplanning
Stel in binnen welke data en op welke specifieke dagen reserveringen mogelijk zijn.
Tijdsslots instellen
Verdeel de beschikbare dagen in duidelijke blokken (bijv. van 09:00 tot 10:00 uur) speciaal voor scholen of groepen.
Reserveringscapaciteit
Bepaal per tijdsslot het maximale aantal toegestane plaatsen. Dit veld blokkeert de kalender automatisch zodra een slot volgeboekt is.
Services
Met de functie services wordt het mogelijk gemaakt om op een locatie te reserveren. Dat gebeurt grofweg in twee stappen.
1 Servicetemplate
Eerst wordt een servicetemplate aangemaakt.
2 Service-implementatie
Vervolgens wordt die servicetemplate gekoppeld aan een locatie: de service-implementatie.
Tijdens de service-implementatie worden de voornaamste zaken geregeld die bepalen op welke dagen welke tijdsblokken worden aangeboden. Hier wordt ook beslist hoeveel plaatsen er per tijdsblok zijn voorzien. Er kan bijvoorbeeld worden beslist om de helft van de piste vrij te houden voor groepen.
Servicetemplate
Het aanmaken van een servicetemplate is eenvoudig: er hoeft alleen een doordachte titel te worden gekozen. Die titel verschijnt bij de reservatie op ijspistes.be.
De andere in te vullen gegevens zijn vooral handig wanneer er meerdere types services zijn. Voorlopig bestaat er één service: Reservaties scholen en verenigingen.
Deze service kan worden geïmplementeerd op een locatie naar keuze. Daar worden vooral de echte instellingen geregeld.
Service-implementatie
Bij de start van de implementatie van een service maakt het systeem automatisch tijdsblokken aan tijdens de standaard openingstijden (ingevoerd op de locatie). Na de implementatie kan dat worden bewerkt. Er kan dan worden gekozen om die standaard aan te passen naar welbepaalde tijdsblokken op welbepaalde dagen.
START: eerste implementatie + de standaard tijdsblokken
Wat wordt ingevuld bij de start van een implementatie?
Duur (minuten)
De gewenste standaardduur van een tijdsblok.
Prijs
De verlaagde prijs per ticket voor groepen.
Max. personen
Hier wordt beslist hoeveel personen zich maximaal per tijdsblok kunnen inschrijven.
Pauze
Het standaard aantal minuten dat het systeem tussen tijdsblokken moet houden.
Vooruit boeken (dagen)
Het aantal dagen vóór de eerste mogelijke reserveringsdag waarop de reservaties opengaan.
De laatste twee opties in dit scherm zijn niet van toepassing.
Minimaal van tevoren (uren)
De optie om de toegang tot reserveren te sluiten, bijvoorbeeld 24 uur op voorhand.
SEIZOENSPERIODE: sluiting vooraf en achteraf invoeren
De volgende logische stap is voor het systeem de periode aan te duiden waarop de ijspiste er niet is — in essentie het seizoen afbakenen. De sluiting vooraf en nadien kan met een duidelijk bericht worden aangeduid.
In het voorbeeld van Oostende opent de ijspiste voor reservaties op vrijdag 27 november. De uitzondering vooraf is de periode vanaf vandaag tot 26 november. De uitzondering nadien is de periode vanaf maandag 4 januari tot een verre datum in de toekomst, of tot de datum van het volgende seizoen.
Deze optie is te vinden onder Uitzonderingen.
AANGEPASTE TIJDSBLOKKEN
Wanneer de standaardblokken niet ideaal zijn, kan er worden gekozen voor aangepaste tijdsblokken per dag.
Ga naar het menu-onderdeel Services en kies bij Vestiging implementaties de implementatie van de gewenste locatie. Klik op Bewerk implementaties.
Vervolgens zijn de gegevens zichtbaar die bij de start van de aanmaak voor de standaardblokken zijn ingevoerd. Daaronder is er een duidelijke optie om te selecteren: Gebruik aangepaste tijdsloten, onder Geavanceerde Tijdslot Configuratie.
Van zodra deze optie wordt aangevinkt, verschijnen er nieuwe opties. Per dag van de week kunnen vervolgens eigen tijdsblokken worden ingegeven. Hier zijn de mogelijkheden uitgebreid:
- in de voormiddag blokken van een half uur en in de namiddag blokken van een uur
- in het weekend pas blokken vanaf de middag, tijdens de werkweek enkel overdag
Bij de ingave kan er dus per dag van de week worden gekozen voor een vrije strategie voor de tijdsblokken.
UITZONDERINGEN OP AANGEPASTE TIJDSBLOKKEN
Met bovenstaande twee opties voor tijdsblokken kan veel worden geregeld. Daarbovenop kan nog een uitzondering worden toegevoegd.
Voorbeeld: tijdens de kerstvakantieweek is personeel voorzien in de voormiddag niet ideaal. Daarom kan tijdens een weekdag van een kerstvakantieweek worden gekozen voor andere tijdsblokken.
Ga naar het menu-onderdeel Uitzonderingen. Daar is de optie uitzondering op service-opties te vinden.
Reservaties uitschakelen tot bepaalde datum en uur
Het is mogelijk om het reserveren pas te laten starten op een welbepaalde dag en uur. Zo krijgt iedereen een gelijke kans om als eerste een tijdsblok te kiezen. Deze optie schakelt de volledige URL waarop kan worden gereserveerd uit, met een duidelijk bericht.
Deze optie is te vinden op het niveau van de locaties, onder Deactiveren. Bij de instellingen van een reeds aangemaakte locatie is de optie Deactiveren beschikbaar. Daar kan een bericht worden ingevoerd voor de bezoeker. Verder kan worden ingesteld wanneer het reserveren terug mag worden geactiveerd; daarvoor worden de dag en het tijdstip ingevoerd.
